L’archivio di un’azienda permette di avere informazioni sulla storia dell’azienda stessa, attraverso i documenti di tipo amministrativo, commerciale e generale.
C’è una stretta correlazione tra l’archiviazione dei documenti e delle pratiche con l’organizzazione del lavoro.
Qualunque azienda, a prescindere dal campo in cui operi, rende i propri dipendenti e collaboratori perfettamente consci del ruolo vitale che riveste l’archiviazione per la propria attività; una maggiore comprensione delle problematiche ad essa connesse, quindi, non può che tradursi in una migliore organizzazione del lavoro.
L’ARCHIVIO CARTACEO NON E’ IL CORE BUSINESS DI NESSUNA AZIENDA
… MA SOLAMENTE UN PROBLEMA.
“La nostra missione è trasformare i documenti in informazioni e distribuirle in modo semplice ed efficiente
con l’obiettivo di creare valore aggiunto e vantaggio competitivo per i nostri clienti”
La nostra proposta di gestione documentale si basa su Alfresco.
L’introduzione di Alfresco può essere fatta in modo completamente trasparente per l’utente finale che potrà continuare a lavorare come se disponesse ancora di un disco di rete condiviso, nel contempo nuove funzionalità saranno a sua disposizione come:
• Ricerche semplici, avanzate e full-text
• Gestione delle versioni e dello storico delle modifiche
• Meccanismi di workflow
• Sistema di commenti e discussioni sui documenti
• Gestione dei metadati
• Politiche di sicurezza per limitare l’accesso e/o le modalità di utilizzo del documento
• Sistema di regole per l’automatizzazione dei processi
Il risultato nell’utilizzo di Alfresco è un grosso risparmio di tempo e di denaro, documenti difficilmente reperibili possono essere ora trovati con una semplice ricerca full-text, documenti riservati possono essere ora protetti con un semplice click e così via.
offriamo prodotti, servizi e consulenza per:
Riorganizzazione e riordino archivi
i nostri esperti analizzeranno i Vostri documenti, il Vostro modo di lavorare e Vi proporranno una riorganizzazione atta al miglioramento della produttività aziendale.
Ripresa digitale di documenti sfusi, volumi o documenti rilegati (anche di grande formato)
A seconda della tipologia di documenti che utilizzate, siamo in grado di consigliarVi sull’acquisto dell’hardware necessario o effettuare la scansione per vostro conto; il nostro parco hardware ci permette di trattare documenti di ogni genere:
Planetari Microfilm fino al formato A0
Scanner rotativi ad alta velocità
Planetari digitali fino al formato A1
Scanner robotizzati per libri e volumi
Scanner microfilm ad alta velocità
Scanner per mappe e disegni
Indicizzazione documenti e Data Entry
una volta effettuata la scansione siamo in grado di organizzare il data entry e l’indicizzazione del Vostro archivio.
Dematerializzazione dei documenti
Servizi di Repository per la gestione dei documenti digitali
FACILITÀ D’USO E DI INTRODUZIONE
L’utente dispone di un’interfaccia semplice e flessibile con la quale interagire per gestire i documenti. Tramite il protocollo CIFS è inoltre possibile gestire i documenti in Alfresco come se si stesse lavorando su una cartella di Windows. Questa modalità di lavoro consente di sostituire il disco di rete condiviso con Alfresco senza modificare le modalità di lavoro degli utenti.
DOCUMENTI DISPONIBILI
La possibilità di accedere in qualunque momento ai nostri documenti in modo facile e veloce, da qualsiasi dispositivo, in modo protetto, sia in intranet che internet.
DISCO CONDIVISO AVANZATO
Alfresco permette di sostituire il classico disco di rete con un repository centralizzato di documenti, organizzato e strutturato in modo totalmente personalizzato che internet.
POTENTE RICERCA
un potente motore di ricerca ci permette di individuare immediatamente i nostri documenti in base al valore dei campi di ricerca o al loro contenuto.
WORKFLOW
La possibilità di definire i flussi documentali con assegnazione dei permessi ed approvazioni a seconda del ruolo svolto permettono in qualsiasi momento di sapere a che punto è un determinato documento e di velocizzare l’iter procedurale.
ARCHIVIAZIONE DELLA POSTA
tramite il protocollo IMAP è possibile utilizzare Alfresco come gestore delle mail per l’archiviazione delle mail aziendali, gestendo di fatto la mail come se si trattasse di un documento qualsiasi. Inoltre, mediante le regole di automatizzazione dei processi, è possibile definire dei filtri per la suddivisione delle mail in base al mittente, alla priorità, all’oggetto, definire dei redirect per inoltrare le mail che soddisfano taluni requisiti e molto altro ancora.
E’ sicuramente tra quelle indispensabili all’interno di una azienda. Solo poche altre applicazioni possono essere considerate più strategiche di questa per il successo di un’azienda di piccole o medie dimensioni. Originariamente nata come strumento di comunicazione, la posta elettronica è di fatto diventata per molte società un archivio di informazioni di business e quasi ovunque funge da piattaforma per la messaggistica, il coordinamento e la collaborazione.
Ma l’evoluzione della posta elettronica è tutt’altro che conclusa:
Le crescenti aspettative degli utenti si scontrano spesso con le barriere aziendali costituite dal costo della soluzione e dai tempi di amministrazione. Man mano che scadono i contratti per le soluzioni di posta elettronica tradizionali, molte aziende valutano sistemi alternativi.
Esperienza d’uso coerente
Gli utenti sono più produttivi quando la posta elettronica funziona in modo analogo e intuitivo sia online che offline, indipendentemente dal sistema operativo, dal client o dal browser utilizzati. Modalità di funzionamento non coerenti e subordinate alla piattaforma generano ritardi, errori, richieste di assistenza e riducono sensibilmente la soddisfazione degli utenti.
Supporto dei dispositivi
Gli analisti di settore confermano ciò che qualunque osservatore può constatare in ufficio o al bar:
l’eterogeneità dei dispositivi è in costante aumento. Tuttavia, le alleanze e la concorrenza tra produttori, operatori di rete e fornitori di software generano di fatto limiti, ostacoli e incompatibilità.
Accessibilita’
Le nostre soluzioni garantiscono innanzitutto l’utilizzo di standard aperti garantendo l’interfacciamento con tutti i client di posta elettronica di terze parti che supportano i protocolli IMAP, POP, CardDAV, CalDAV e iSync di Apple, inclusi gli smartphone iPhone, Android, Windows e Blackberry.
Estensibilità
L’estensibilità delle applicazioni aziendali non deve limitarsi alla possibilità di scaricare applicazioni di tipo business: gli utenti e gli amministratori necessitano di plug-in e API (Application Programming Interface) per l’integrazione con i servizi web e con le applicazioni enterprise personalizzate o di terzi. Questo permette agli utenti di lavorare utilizzando qualsiasi dispositivo o piattaforma secondo le proprie esigenze.
CLIENT DI POSTA
Un rich-client di posta elettronica, tecnicamente molto avanzato se rapportato ai client di posta di soluzioni concorrenti. È possibile raggruppare le email in conversazioni, così come assegnare loro dei tag per identificarle immediatamente (un po’ come le etichette in Gmail). L’utilizzo è fluido e intuitivo, grazie all’implementazione pervasiva di Ajax in tutta la suite. È presente un motore di ricerca che permette di eseguire ricerche complesse in modo visuale, senza dover ricorrere ad espressioni regolari (regular expressions). Le ricerche possono essere salvate, in modo da averle disponibili per un uso successivo.
RUBRICA
E’ di immediato utilizzo, e non ha nulla da invidiare ad applicazioni stand-alone dedicate. Anche in questo caso è possibile applicare tag ai contatti, raggruppandoli. Anche la rubrica beneficia del search builder, così come tutti gli altri componenti della suite.
Per un uso più produttivo all’interno dei gruppi di lavoro, la rubrica può essere condivisa (totalmente o parzialmente) con gli altri membri del team.
CALENDARIO
E’ una delle applicazioni più utilizzate nelle suite di collaborazione; Possibilità di creare diversi calendari personali, nei quali inserire i propri appuntamenti.
Ovviamente è possibile creare dei calendari condivisi, all’interno dei quali tutti i membri di un gruppo possono inserire appuntamenti e visualizzare eventi inseriti da altri.
Le visualizzazioni presenti sono quelle comuni ad altre soluzioni di online calendaring, come quella per giorno/settimana/mese.
CARTELLE CONIVISE
Si possono creare e gestire cartelle di posta condivise con altri utenti o con interi gruppi di lavoro.
DOCUMENTI
Possibilità di creare e modificare online dei documenti (sia testo che fogli di lavoro), da condividere in gruppo. È disponibile l’editing collaborativo (che funziona in maniera simile ad un wiki) ed è possibile inviare i documenti prodotti via email senza uscire dalla finestra di composizione dello stesso, risparmiando tempo e focalizzando l’attenzione sul risultato.
VALIGETTE “BRIEFCASE”
Creazione e gestione di cartelle per il deposito e la condivisione a livello di utenti e gruppi di lavoro dei documenti aziendali. Chi utilizza come browser web Firefox può utilizzare il plugin che permette di gestire queste cartelle con un semplice drag&drop dal proprio desktop.
TASK
Possibilità di gestire le proprie attività (to do list) in modo esclusivo o condiviso con funzione di sincronizzazione anche con i task di MS Outlook in modo bidirezionale.
ISTANT MESSAGING
Integrato direttamente nel piattaforma , offre agli utenti la possibilità di attivare e gestire comunicazioni multiple e chat con gruppi. Basato su protocollo XMPP interagisce con altri Instant Messaging di terze parti come AOL e MSN. Le conversazioni possono essere archiviate e indicizzate per permettere ricerche ed estrazioni successive
Realizza la tua nuvola privata; non affidare i tuoi file ad estranei.
Tutti i tuoi dati saranno sempre disponibili da qualsiasi dispositivo, non ti dovrai più preoccupare di fare backup.
Avrai in linea sempre l’ultima versione dei tui file con la possibilità di andare a recuperare le versioni precedenti.
La nostra soluzione è economica, solida e pratica, basata su un software open source.
NextCloud è una soluzione flessibile per la sincronizzazione dei file e la loro condivisione.
Sia che si utilizzi un dispositivo mobile, un personal computer, una workstation od un accesso web, ownCloud consente di avere i propri file sempre a portata di mano su ogni dispositivo, in modo semplice, sicuro, privato e sopratutto sotto il proprio controllo; alcune delle funzioni del cloud proposto:
Il Coud proposto è una alternativa sicura, modulare e personalizzabile in confronto ai servizi gratuiti di Google Drive, Dropbox, Amazon S3, Swift e tutti i sistemi proprietari di cloud storage.
L’open source garantisce al prodotto la sicurezza derivante dalla community di utilizzatori e sviluppatori dando a ciascuno la possibilità di realizzare il proprio cloud senza affidare i propri dati aziendali a sconosciuti.
La nostra soluzione cloud viene fornita anche come appliance per creare il proprio cloud utilizzando l’infrastruttura aziendale. questo consente di avere i dati sempre al sicuro e non su server esterni.
ACCESSO AI DATI
Memorizza i tuoi file, cartelle, contatti, foto, calendari e altro sul cloud da qualsiasi dispositivo. I tuoi dati saranno sempre a tua disposizione da qualsiasi dispositivo (mobile, desktop, web) e ovunque tu ti trovi.
DATI SINCRONIZZATI
i vostri file, contatti, gallerie fotografiche, calendari e più sincronizzati tra i tuoi dispositivi. Una cartella, due cartelle e altro ancora – ottenere la versione più recente dei file con il desktop e client web o app mobile di tua scelta, in qualsiasi momento.
CONDIVIDERE I DATI
Condividi i tuoi dati con gli altri, puoi dare accesso a qualsiasi tipologia di dati: gallerie fotografiche, il tuo calendario, musica, o qualsiasi altro tipo di file. Un qualsiasi file puoi renderlo pubblico o privato solo con alcuni, con un gruppo; un modo nuovo di condividere i tuoi dati in modo sempre sicuro e senza mai perdere il loro controllo.
INTERFACCIA UTENTE
La navigazione principale è stato riprogettato per differenziare chiaramente dalle navigazioni in-app. Questo permette anche l’applicazione più spazio e quindi una migliore messa a fuoco sul contenuto delle vostre directory ownCloud. il nuovo design aiuta a concentrarsi di più sul contenuto e la rende più facile da navigare e configurare il desktop e mobile client di sincronizzazione.
POTENTE RICERCA
E’ stata implementata una nuova ricerca basta sul potente motore LUCENE. ora la ricerca viene fatta non solo nei nomi dei file ma anche sul loro contenuto; una indicizzazione in background permette delle ricerche molto veloci in tempo reale anche su grosse moli di dati.
CONTATTI
I contatti sono organizzati per gruppi (categorie), questo permette una suddivisione logica ed immediata per dividere subito amici, colleghi, familiari, ecc. La vista principale visualizza una panoramica dei settori più pertinenti; i dettagli aumentano o diminuiscono a seconda dello spazio a disposizione della finestra del browser o dispositivo.
CALENDARIO
La gestione del calendario permette la condivisione di questo con gli altri colleghi del team in modo intuitivo e veloce.
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